Zo bereid je het delen van trouwfoto's vóór de grote dag voor
Drie weken voor de bruiloft schrijft iemand in de groepschat: "We moeten zoiets met een QR-code doen, zodat we alle foto's krijgen." Drie duimpjes omhoog, gevolgd door negentien dagen stilte. Donderdag vóór de ceremonie zoekt de getuige om 23.40 uur vanuit bed op hoe je het delen van trouwfoto's instelt, met een half afgemaakte tafelschikking op de laptop ernaast.
Dat werkt meestal nog wel. Maar wie alles pas de avond ervoor uitzoekt, eindigt ook gemakkelijk met een QR-code voor trouwfoto's op de verkeerde deur en veertig foto's in plaats van vierhonderd.
Dit is geen ingewikkelde taak. Niemand hoeft verstand van servers te hebben, iets te installeren of de IT'er van de familie te zijn. Het evenement zelf instellen duurt ongeveer vijf minuten. De overige twee uur, verspreid over twee avonden, gaan naar alles eromheen: de details met het bruidspaar afstemmen, één keer oefenen met een evenement dat je daarna laat verlopen en de kaartjes afdrukken.
De voorbereiding is saai en dat is het punt
Iemands moeder scant de code, ziet een onverwacht scherm, denkt dat ze iets kapot heeft gemaakt en stopt haar telefoon stilletjes terug in haar handtas. Of het uploadvenster blijkt pas om middernacht te openen doordat de datumkiezer dat automatisch instelde, waardoor geen enkele foto van de ceremonie wordt verzameld.
Doe de oefening op een gratis evenement. Breek het daar, niet voor honderd en twintig gasten.
Eerst een belangrijk punt: niets hiervan vervangt een fotograaf. Een goede fotograaf legt veel meer vast dan alleen de ceremonie en geposeerde portretten en levert beelden die niemand met een telefoon kan evenaren. Een fotograaf kan alleen niet in twee ruimtes tegelijk zijn. Terwijl in de tuin de familiegroepen worden gefotografeerd, gebeurt er iets bij de bar. Dat is precies de kleine ruimte die gastenfoto's opvullen: niet de rest van de bruiloft, maar de momenten waarop niemand anders de camera die kant op richtte. We gingen hier uitgebreider op in bij de vraag of QR-codes voor trouwfoto's echt werken. Dit artikel gaat ervan uit dat je al voor deze aanpak hebt gekozen en hem zonder gedoe wilt instellen.
Stap 1: Maak eerst een nepbruiloft
Open Partoska en meld je aan met je e-mailadres. Je hoeft geen wachtwoord te bedenken: je ontvangt een korte code die je invoert. Dit kost hooguit twee minuten.
Maak vervolgens een evenement aan. Het formulier is korter dan je verwacht: vul een naam in en bevestig met een vinkje dat je de voorwaarden hebt gelezen. De datums stel je daarna in het beheergedeelte van het evenement in. Geef het een overduidelijk tijdelijke naam, zoals "Fototest - niet gebruiken", zodat niemand het later met het echte evenement verwart.
Kies het gratis pakket Starter. Je krijgt 25 MB opslag en het evenement blijft zeven dagen actief. Dat is ruimte voor ongeveer tien telefoonfoto's en geeft je een week om alles uit te proberen. Voor een echte bruiloft is dat waarschijnlijk niet genoeg, maar voor een repetitie is het precies goed. Je hoeft niets te betalen of op te zeggen en het evenement verloopt vanzelf.
Je hebt nu een live evenement met een QR-code, een uitnodigingslink en een korte numerieke code die allemaal hetzelfde doen.
Stap 2: Probeer het nu stuk te krijgen
Dit is het deel dat iedereen overslaat, en de hele reden voor het gratis evenement.
Open het evenement op je laptop, toon de QR-code op het scherm en scan hem met je eigen telefoon alsof je een gast bent. Upload een foto. Geef je telefoon daarna aan iemand die niet technisch onderlegd is, bij voorkeur iemand boven de zestig met een telefoon die diegene niet zelf heeft gekozen. Vraag die persoon de foto zonder hulp te uploaden en kijk waar de twijfel ontstaat. De hele test duurt vier minuten.
Probeer het op een iOS- en een Android-apparaat. Gebruik de gewone camera-app in plaats van een aparte QR-scanner. Stuur de link in een bericht naar een vriend en controleer of de juiste pagina wordt geopend. Staat de locatie bekend om slecht mobiel bereik, loop dan de werkelijke ruimte binnen en kijk of de pagina daar wordt geladen. Een mooie kaart in een stenen kelder zonder bereik is versiering, geen werkende uploadmogelijkheid.
Als het uploaden van trouwfoto's door gasten voor je minst technische familielid werkt, lukt het de overige honderdnegentien mensen ook.
Laat het aan het bruidspaar zien, stel geen abstracte vraag
Als je dit organiseert namens de bruid en bruidegom, stuur ze dan geen link naar een prijspagina met een vraag. Ze beslissen zich momenteel tussen twee tinten van dezelfde servet en hebben geen ruimte meer voor een nieuwe beslissing.
Stuur het bruidspaar in plaats daarvan het testevenement. Eén bericht volstaat: hier is de code; scan hem en upload een foto van je lunch. Ze scannen de code, de foto verschijnt in de galerie en het gesprek is binnen een halve minuut afgerond.
Met het testevenement handel je ook vroegtijdig een ongemakkelijke vraag af: vinden ze het goed dat gasten elkaars foto's kunnen zien? Sommige bruidsparen vinden dat leuk en andere beslist niet. Bespreek het liever vijf minuten in augustus dan tijdens een ruzie in de auto op weg naar de locatie.
Stap 3: maak het echte evenement aan
Verwijder niets, maar laat het testevenement rustig verlopen. Maak een tweede evenement aan met de echte naam en datum en een pakket dat bij een bruiloft past. Loop vervolgens de instellingen in het evenementenbeheer na. Deze vier bepalen vrijwel volledig hoe het verzamelen gedurende de dag werkt.
Begin en einde van de uploadperiode
De twee datums van het evenement bepalen de uploadperiode, niet de levensduur van de galerie. Gasten kunnen vóór de begintijd niets toevoegen. Na de eindtijd sluit het uploaden, maar blijft alles wat al is verzameld nog te bekijken en te downloaden.
Open de periode eerder dan je denkt. De ochtend van de bruiloft levert vaak enkele van de beste foto's op: de chaos tijdens de voorbereidingen, de grootmoeder die bij het zien van de jurk huilt en de bruidegom die om 09.00 uur een overhemd verkeerd strijkt. Begin bij het ontbijt en niet pas bij de ceremonie.
Laat de periode ook langer open dan je denkt. Geef gasten na de bruiloft nog twee of drie dagen, want veel mensen denken zondagmiddag pas aan hun fotobibliotheek terwijl ze op de bank liggen en spijt hebben van de laatste drie drankjes. Als organisator kun je op ieder moment uploaden; de periode geldt alleen voor gasten.
Openbaar of privé?
Dit is de instelling waar mensen zich het meest zorgen over maken, dus hier staat precies wat elke optie doet.
Openbaar betekent dat iedereen met de QR-code of link direct toegang krijgt. Gasten kunnen zonder account of toestemming foto's uploaden en bekijken. De afweging is eenvoudig: je vertrouwt op de code zelf. Plaats hem dus op de tafels en niet op Instagram.
Privé betekent dat iedereen die de code scant zich moet aanmelden en toegang moet aanvragen. Je keurt de gasten vervolgens een voor een goed in Gastenbeheer voordat ze iets kunnen uploaden, bekijken of downloaden.
We krijgen vaak een vraag waarop het antwoord sommige mensen verrast: goedkeuring opent één deur, niet drie verschillende. Iedereen die mag uploaden, kan ook door de volledige galerie bladeren en foto's downloaden. Dat geldt voor zowel openbare als privé-evenementen. Er is geen inlevermodus waarbij gasten foto's in een onzichtbare doos stoppen. Is dat voor je bruiloft belangrijk, beslis dan nu of deze aanpak geschikt is en ga er niet van uit dat er zo'n schakelaar bestaat. Moderatie helpt wel voor een groot deel: zolang een foto niet door jou of een moderator is goedgekeurd, zien andere gasten hem niet. Je bepaalt dus per foto wat in de galerie verschijnt. Moderatie voorkomt alleen niet dat iemand die bijdraagt de al goedgekeurde foto's kan bekijken.
Voor de meeste bruiloften ligt openbaar voor de hand. Dat klinkt misschien als de roekeloze optie, maar bedenk wat privé op de dag zelf betekent. Terwijl de openingsdans bezig is, stapelen de toegangsverzoeken zich ongemerkt op. Om ze af te handelen, moet je midden in je eigen bruiloft het beheergedeelte openen. Ondertussen wacht een gast acht meter verderop op goedkeuring. Honderdtwintig gasten betekenen potentieel honderdtwintig afzonderlijke beslissingen voor precies degene die hoort te dansen. De kaart bevindt zich alleen in de ruimte en die ruimte zit vol genodigden. Het risico van openbaar is dat een vriend van een vriend je foto's van de dansvloer ziet. Het risico van privé is dat er nauwelijks foto's binnenkomen, omdat gasten bij het aanmeldscherm afhaken.
Privé is geschikt voor evenementen waarbij controle over de gastenlijst centraal staat: bedrijfsuitjes, situaties met contracten of minderjarigen in beeld en bruiloften waarbij bepaalde mensen echt geen toegang mogen krijgen. Geldt dat voor jouw evenement, kies dan privé en wijs een tweede persoon aan om de verzoeken goed te keuren.
Een handig detail: je kunt de instelling wijzigen. Blijkt een openbare of privé-trouwgalerie toch niet de juiste keuze, dan kun je het evenement later op privé zetten. Gasten die anoniem zijn binnengekomen, verliezen dan hun toegang.
Moderatie en de moderator die je aanwijst
Moderatie heeft een eigen schakelaar en werkt hetzelfde bij openbare en privé-evenementen.
Staat moderatie uit, dan verschijnen foto's direct na het uploaden in de galerie. Staat de functie aan, dan blijft iedere upload verborgen totdat jij of een moderator hem goedkeurt. Gasten zien hun eigen foto's wel, zodat ze niet denken dat het uploaden is mislukt.
De meeste bruiloften kunnen prima zonder moderatie. De gasten zijn immers door jou uitgenodigd. Wil je toch modereren, dan is vooral dit belangrijk: je kunt een gast tot moderator promoveren. Die persoon kan zonder jouw tussenkomst uploads goedkeuren of verwijderen. Vraag bijvoorbeeld een neef die graag met zijn telefoon bezig is en niet graag danst. Geef de taak niet aan het bruidspaar en houd hem ook niet zelf, want jullie hebben het allemaal druk. Let wel op één beperking: alleen aangemelde gasten verschijnen in de lijst waaruit je een moderator kiest. Anonieme gasten, bij een openbaar evenement meestal de meerderheid, kun je niet promoveren. Vraag de beoogde moderator dus om zich bij aankomst aan te melden.
Dat is de eerlijke uitleg van moderatie van trouwfoto's: het is een wachtrij en daar moet iemand toezicht op houden. Kijkt niemand, dan uploaden je gasten de hele avond zonder resultaat en blijft de galerie voor hen leeg. Dat leidt snel tot frustratie.
Stel een quotum in, zodat één oom niet alle ruimte verbruikt
Het evenement heeft een gedeelde hoeveelheid opslagruimte. Een quotum beperkt hoeveel daarvan één gast kan gebruiken.
Stel een quotum in en iedere gast krijgt precies die hoeveelheid ruimte. Laat het op nul staan en de beschikbare ruimte wordt gebruikt in volgorde van binnenkomst, totdat ze vol is. Het quotum geldt per aangemelde gast én per anoniem apparaat. Niet aanmelden biedt dus geen uitweg. Voor jou als organisator geldt het quotum nooit.
De functie bestaat vanwege een bepaald type gast. Die fotografeert in burstmodus en heeft nog nooit een foto verwijderd. Als niemand ingrijpt, uploadt diegene zestig bijna identieke beelden van het aansnijden van de taart. Voor de mensen die rond middernacht één werkelijk goede foto maakten, blijft dan geen ruimte over. Een quotum van enkele honderden megabytes per gast is meestal ruim voldoende. Het beheerscherm geeft bij benadering aan hoeveel foto's dat zijn.
Stap 4: QR-codes zonder de uitstraling van een parkeerplaats
Je wilt de code zichtbaar hebben op de plekken waar mensen al hun telefoon klaarleggen, en overal anders onzichtbaar. Niemand heeft achttien maanden besteed aan het kiezen van een locatie zodat deze in zwart-wit vierkanten kan worden bedekt.
Partoska genereert afdrukbare evenementkaarten waarop de QR-code en link al staan. Er zijn twee indelingen. De A4-versie met één pagina is een bord. De visitekaartjesindeling zet tien kleine kaarten met snijlijnen op één vel en is precies wat je voor een bruiloft nodig hebt.
Waar de kleine kaarten daadwerkelijk werken:
- Op de achterkant van de plaatskaartjes. Gasten pakken hun naamkaartje, draaien het om en zien de oproep precies wanneer ze gaan zitten en hun telefoon pakken. Veruit de beste tip uit deze lijst.
- Op de achterkant van het menu of de liturgie.
- Eén kaart in een kleine houder per tafel, van hetzelfde soort als de houders voor tafelnummers.
- Bij de bar, waar mensen wachten en toch naar hun telefoon kijken.
- Dicht bij het gastenboek, dat is waar de sentimentale gasten al staan.
- Vastgemaakt bij de spiegel in het toilet. Op iedere bruiloft worden spiegelselfies gemaakt, gepland of niet. Een kaart op het glas maakt er een terugkerend thema van in plaats van een toevalstreffer. Sommige van de beste foto's van de avond komen daar vandaan.
Eén A4-bord bij de ingang of naast de cadeautafel is voldoende. Meer hoeft niet: niet op de trouwboog, niet in de kerk en niet gelamineerd. Als een gast de code gedurende de avond viermaal ziet op plekken waar die toch al kijkt, is dat genoeg. De vijfde keer begint op reclame tijdens iemands bruiloft te lijken, en dat wil je je vrienden niet aandoen.
Geef ook iedere ouder van het bruidspaar een kaart. Die generatie krijgt liever iets tastbaars in handen dan alleen een uitleg.
Vooraf ontworpen kaarten of een eigen ontwerp?
De ingebouwde kaartontwerpen bieden de gebruikelijke trouwstijlen: Romantisch, Goud, Zilver, Tuin en Bos, aangevuld met enkele ontwerpen voor feesten en wedstrijden. Kies een ontwerp en papierformaat, zet de achtergrond uit als je printer niet geschikt is voor aflopend drukwerk in kleur en download de PDF. Binnen tien minuten ben je klaar. Voor de meeste bruiloften is het resultaat ruim voldoende.
Heeft de bruiloft een uitgesproken visuele identiteit, pak het dan grondig aan. De ontwerper van de uitnodigingen beschikt al over de lettertypen, kleuren en papiersoorten. Een kleine kaart aan de bestaande drukoplage toevoegen is dan de voordeligste goede keuze. Vraag er tegelijk met de plaatskaartjes om.
Er is ook een technische middenweg. Gebruik je dagelijks een AI-assistent, dan kun je Partoska daarmee aansturen. Een assistent kan op basis van de evenementgegevens aangepaste kaarten en QR-codehouders ontwerpen. Deze volledig optionele werkwijze staat beschreven in evenementfoto's via de terminal en AI-agent. Voor het afdrukken en plaatsen van gewone QR-codekaarten voor trouwtafels is er een aparte handleiding: afdrukbare QR-codekaarten voor evenementfoto's.
Vertrouw niet alleen op de kaarten
De QR-code, uitnodigingslink en korte cijfercode zijn één sleutel in drie vormen. Ze openen hetzelfde evenement met dezelfde rechten. Welke vorm een gast ook gebruikt, die komt steeds op dezelfde plek terecht.
Dat is belangrijk, want een afgedrukte kaart bereikt alleen mensen die in de ruimte zijn en omlaag kijken op een moment dat ze niet midden in een gesprek zitten. De kaart bereikt nooit de tante die om half negen vertrok, de vriend die de beste foto van de avond maakte maar naar huis ging voordat iemand de kaarten opmerkte, of de twee genodigden die niet konden komen maar wel foto's van het diner voorafgaand aan de bruiloft hebben.
Gebruik daarom de kanalen die je al voor de bruiloft inzet. Er is vrijwel altijd een groepschat op WhatsApp, Messenger of Signal. De uitnodigingen gingen per e-mail naar mensen die zulke apps niet gebruiken en de generatie van de ouders leest wel een sms maar negeert de rest. Stuur de link via het kanaal dat iedere groep daadwerkelijk leest.
Stuur de link tweemaal; de tweede keer is het belangrijkst. Stuur hem een of twee dagen vóór de bruiloft, zodat mensen weten dat het album bestaat. Stuur hem de ochtend erna opnieuw, wanneer iedereen languit en met een kater door een fotobibliotheek met vierhonderd onbestemde foto's bladert. Dat tweede bericht levert een groot deel van de galerie op. Daarom moet de uploadperiode nog openstaan.
Een kanttekening die rechtstreeks volgt uit de keuze voor een openbaar evenement: de link is de sleutel. Een groepschat met je gastenlijst is prima. Een openbare Instagram Story waarop de QR-code in de hoek zichtbaar is, is dat niet. Iedereen die de code kan lezen, krijgt namelijk toegang. Deel hem alleen via kanalen waarin de gastenlijst al aanwezig is.
De ene knop die alle afgedrukte kaarten ongeldig maakt
In de gevarenzone van het evenement staat een optie om de uitnodigingslink opnieuw in te stellen. Die doet precies wat de naam zegt: de huidige link stopt met werken en wordt definitief door een nieuwe vervangen.
De QR-code op de kaarten bevat die link. Stel je hem na het afdrukken opnieuw in, dan worden alle kaarten die je hebt uitgeknipt en op negentig borden hebt gelegd een doodlopende weg.
Druk de kaarten dus pas af als de instellingen definitief zijn. Er is één geldige reden om de link opnieuw in te stellen: hij is ergens openbaar terechtgekomen. Gebeurt dat vóór de bruiloft, stel hem dan opnieuw in en druk de kaarten nogmaals af. Dat is vervelend, maar oplosbaar. Twee dagen voor de bruiloft op de knop drukken omdat je benieuwd bent wat hij doet, bezorgt je een heel andere middag. Nadat alles is verzameld, kun je de link wel opnieuw instellen om de galerie netjes af te sluiten.
De manieren waarop dit in de praktijk mislukt
Het verzamelen van foto's van gasten mislukt op enkele voorspelbare manieren. Geen daarvan is technisch en je kunt ze allemaal eenvoudig voorkomen zodra je ze kent.
De locatie slokt het bereik op. Voor uploaden is een internetverbinding nodig. Oude stenen gebouwen, kelders, schuren en veel mooie landelijke locaties in Europa hebben slecht mobiel bereik. Controleer de ontvangst in de werkelijke ruimte, leg het wifiwachtwoord op dezelfde tafel als de kaarten en laat de uploadperiode enkele dagen openstaan, zodat mensen het zondag thuis op de bank kunnen afmaken. De meeste gasten scannen de code 's avonds en uploaden later alsnog. Slecht bereik vertraagt de foto's dus vooral, in plaats van dat ze verloren gaan.
Niemand noemt het. De kaarten staan prachtig afgedrukt op tafel, maar zijn volkomen onzichtbaar voor mensen die praten met iemand die ze zes jaar niet hebben gezien. Vraag degene met de microfoon om er tweemaal één zin over te zeggen: vóór het diner en wanneer het dansen begint. Een mededeling van vijftien seconden verandert de kaarten van versiering in een duidelijke instructie.
De kaart is er wel, maar is in de praktijk onleesbaar. Hij is te klein afgedrukt, glanzend gelamineerd en weerkaatst iedere kaars, ligt met de bedrukte kant omlaag onder een bordje of is verborgen achter het bloemstuk dat de bloemist om vier uur bracht. Druk de kaarten af op het formaat van de sjabloon, sla het lamineren over en loop na het dekken eenmaal door de ruimte om te controleren of ze nog leesbaar zijn.
Iedereen wacht totdat een ander begint. Een lege galerie houdt mensen verrassend goed tegen, omdat niemand de eerste wil zijn. Los dit op voordat de gasten arriveren: upload 's ochtends zelf acht of tien foto's van de voorbereidingen en de lege, versierde ruimte. Gasten scannen de code, zien dat er al iets staat en voegen hun foto's toe in plaats van helemaal opnieuw te moeten beginnen.
Stap 5: Haal de foto's eruit voordat ze verlopen
Het evenement heeft een vervaldatum die losstaat van het uploadvenster. Eerst sluiten de uploads, terwijl de galerie online en toegankelijk blijft. Op de vervaldatum zijn de foto's vervolgens niet meer beschikbaar. Met een upgrade kun je op ieder moment dagen toevoegen, ook als de einddatum nadert en je nog niet klaar bent.
Neem die datum serieus, en dat geldt niet alleen voor onze dienst. Iedere dienst voor het verzamelen van foto's werkt met een einddatum. De enige versie van je trouwfoto's die niemand kan uitschakelen, is de kopie op je eigen schijf. Zie de galerie als een bestelbus, niet als een magazijn.
Je hoeft dit niet alleen te onthouden. In de aanloop naar de vervaldatum stuurt Partoska je iedere dag een herinnering. Dat is bewust een beetje irritant, want het alternatief is erger. Doe daarom in de week na de bruiloft, zolang je nog vaart hebt, het volgende:
Open het evenement, ga naar Export Content en download alles in volledige kwaliteit als ZIP-bestand. Bewaar dat bestand vervolgens waar je andere familiefoto's staan: op een NAS in de kast, een harde schijf in een lade of in een map die je partner in 2029 opnieuw indeelt. Wil je de foto's in Google Drive of OneDrive bewaren, upload het ZIP-bestand daar dan zelf naartoe.
Doe het voordat onze e-mails beginnen, niet pas omdat je ze ontvangt. Zet zelf alvast een herinnering in je agenda voor vier dagen na de bruiloft, wanneer de foto's nog dringend aanvoelen. Met “later” verdwijnen trouwfoto's maar al te vaak uit beeld; uitstel is de meest voorkomende reden waarom mensen een verzameling kwijtraken waarvoor ze een hele avond moeite hebben gedaan. Het bruidspaar kan in de galerie ook favorieten markeren. Je kunt alleen die favorieten exporteren, wat handig is bij het kiezen van foto's voor bedankkaarten.
Mensen zien trouwfoto's van gasten verzamelen vaak als een technologisch probleem, maar dat is het zelden. De foto's bestaan al en staan op honderdtwintig telefoons. Het gaat erom of iemand de gasten een duidelijke plek geeft om ze te delen en of iemand ze daarna naar een permanente opslaglocatie verplaatst. Het is dezelfde chaos als bij niet meer achter foto's aan hoeven gaan, maar dan met meer op het spel.
Wat kost dit?
De generale repetitie kost niets. Starter is gratis, bevat 25 MB opslag voor 7 dagen en vereist geen betaalkaart.
Voor een echte bruiloft heb je meer ruimte nodig dan voor ongeveer tien foto's. Gebruik voor het daadwerkelijke evenement daarom een betaald pakket. Je kunt op ieder moment een upgrade kopen, zelfs tijdens het evenement als de uploads meer ruimte innemen dan verwacht. De actuele bedragen staan op de prijspagina. Op de functiepagina lees je welke combinaties van telefoons en laptops worden ondersteund.
Wil je uitgebreider afwegen of dit voor een bruiloft de moeite waard is? Lees dan werken QR-codes voor trouwfoto's echt?.
Doe de repetitie vanavond
Het kost twintig minuten en is gratis. Maak het testevenement aan, scan je eigen code en upload een foto van wat er voor je ligt. Geef je telefoon daarna aan iemand anders en kijk hoe die het doet. Als het ook voor diegene werkt, is het moeilijke deel achter de rug. Voor de rest hoef je alleen nog datums te kiezen en een vel papier te knippen.
Maak je gratis testevenement aan
Nog één ding: als je dit voor een bruiloft instelt en er die dag iets onverwachts gebeurt, goed of slecht, laat het ons dan weten via de contactpagina. Bruiloften weten software op creatieve manieren op de proef te stellen. We horen liever rechtstreeks van je wat er gebeurde dan dat we ernaar moeten raden.
FAQ
Hoe ver van tevoren moet ik het delen van trouwfoto's regelen?
Twee tot drie weken van tevoren is ruim voldoende. Maak eerst een gratis testevenement, laat het bruidspaar het uitproberen en maak daarna het echte evenement aan. Druk de kaarten af zodra de instellingen definitief zijn. De avond ervoor kan ook, maar dan sla je de generale repetitie over waarin eventuele problemen juist aan het licht komen.
Kan ik vóór de bruiloft gratis een app voor trouwfoto's testen?
Ja. Het gratis Starter-pakket geeft je 25 MB voor 7 dagen, genoeg voor ongeveer tien foto's. Dat is ruim voldoende om het volledige proces op verschillende telefoons te testen. Maak hiervoor een apart tijdelijk evenement aan in plaats van het echte evenement als test te gebruiken.
Moet mijn trouwfotogalerie openbaar of privé zijn?
Openbaar werkt voor de meeste bruiloften het best. Iedereen met de kaart kan dan meteen uploaden en kijken, zonder account of goedkeuring. Dat is handig wanneer honderd gasten binnen hetzelfde uur de code scannen. Kies privé als je de toegang echt wilt controleren en geef iemand anders dan het bruidspaar de taak om iedere aanvraag goed te keuren.
Moeten gasten een app installeren of een account aanmaken?
Nee. Ze scannen de QR-code, de pagina opent in hun browser en ze kunnen uploaden. Je hebt wel een account nodig om een evenement aan te maken; daarom heb jij er een. Ook een gast die de galerie als ZIP-bestand wil downloaden, heeft een account nodig. Voor uploaden en rondkijken is geen account nodig.
Waar kan ik de QR-codes op een bruiloft het best neerzetten?
Begin met de achterkant van de naamkaartjes. Leg daarnaast een kleine kaart bij de bar, op iedere tafel, naast het gastenboek en bij de spiegel in het toilet voor de selfies die daar toch worden gemaakt. Eén A4-bord bij de ingang is genoeg. Kleine kaarten verspreid over de locatie werken beter dan één grote poster. Als gasten de code gedurende de avond op vier plekken tegenkomen, is dat ruim voldoende.
Wat gebeurt er als ik de uitnodigingslink na het afdrukken opnieuw instel?
Iedere afgedrukte QR-code stopt dan met werken en dat kun je niet ongedaan maken. Stel de link alleen opnieuw in als die per ongeluk openbaar is gedeeld, of na de bruiloft wanneer je de galerie wilt afsluiten. Druk de kaarten pas af als alle instellingen definitief zijn.
Wanneer moet ik de foto's downloaden?
Vóór de vervaldatum van het evenement. Die staat los van de datum waarop de uploads sluiten. Download binnen een week na de bruiloft het ZIP-bestand in volledige kwaliteit en bewaar het vervolgens op je eigen schijf of in je eigen cloudopslag. Koop extra dagen als je meer tijd nodig hebt.
Vervangt een fotoalbum met QR-code de trouwfotograaf?
Nee, en dat moet het ook niet proberen. Een fotograaf legt de ceremonie, de portretten en alle momenten vast waarvoor een vakbekwaam iemand op precies het juiste moment op de juiste plek moet staan. De foto's van gasten vullen aan wat er gebeurde terwijl de fotograaf ergens anders was: aan de tafels, in de rookruimte of om half één 's nachts in de gang.
Wat als het bereik op de locatie slecht is en gasten niet kunnen uploaden?
Controleer vooraf het bereik in de ruimte zelf, leg het wifiwachtwoord naast de kaarten en laat het uploadvenster na de bruiloft nog twee of drie dagen openstaan. De meeste gasten scannen de code die avond en uploaden later thuis alsnog. Slecht bereik vertraagt de foto's dus vooral; je raakt ze er niet door kwijt.
Als ik een gast goedkeur, kan die dan ook alle andere foto's zien en downloaden?
Ja. Toegang om te uploaden en toegang om te kijken vallen onder dezelfde toestemming. Iedereen die foto's kan toevoegen, kan dus ook door de galerie bladeren en er foto's uit downloaden. Dat geldt voor zowel openbare als privé-evenementen. Moderatie neemt een groot deel van de zorgen weg: andere gasten zien een foto pas nadat jij of een moderator die heeft goedgekeurd. Zo houd je controle over wat er daadwerkelijk in de galerie verschijnt. Moderatie maakt echter geen uploadmodus waarin gasten wel kunnen bijdragen maar de rest van de galerie niet kunnen zien.
Kan ik de uploadlink in een groepschat sturen in plaats van een QR-code te gebruiken?
Ja, en het werkt het best als je beide gebruikt. De QR-code, de link en de evenementcode openen allemaal hetzelfde evenement. Leg daarom de kaarten in de zaal en stuur de link via de groepschat voor de bruiloft, per e-mail of per sms naar mensen die geen chatapps gebruiken. Stuur de link de volgende ochtend nogmaals, wanneer de meeste mensen hun fotobibliotheek bekijken. Deel hem alleen via kanalen waarin je gastenlijst al aanwezig is en plaats hem niet openbaar.