Een halloweenfeest organiseren in de ruimte die je hebt

Je kunt weken bezig zijn met kostuums en versiering, waarna iedereen alsnog in de keuken staat omdat je daar de drankjes hebt neergezet. Wil je een halloweenfeest organiseren, begin dan bij de ruimte. Waar komen mensen bij elkaar te staan, en kan er nog iemand langs om naar het toilet te gaan?

Kies de ruimte voordat je rekwisieten koopt. In een appartement met één slaapkamer heb je bewegingsruimte nodig; in een gehuurde zaal heb je plekken nodig waar mensen samenkomen, zodat ze niet de hele avond langs de muren blijven staan. Dezelfde doos versiering lost niet beide problemen op.

Bepaal wat de ruimte aankan

Loop voordat je iedereen een introducé laat meenemen door het appartement alsof het feest al begonnen is. Iemand schenkt een drankje in, iemand is in de deuropening blijven staan om te praten en jij moet eten uit de keuken dragen. Waar loop je langs? De routes naar de uitgang en het toilet moeten vrij blijven. Als je gasten alleen passen door die op te vullen, is de lijst te lang. Bij een gehuurde locatie kun je de capaciteit opvragen voor de opstelling die je voor ogen hebt.

Bij de dranktafel zal het druk worden, waar je die ook neerzet. Geef hem de ruimte in de grootste kamer, weg van de deur. Zet het eten op een aparte tafel, zodat mensen een reden hebben om heen en weer te lopen.

Controleer de geluidsregels van je gebouw of de eindtijd van de locatie voordat je de uitnodiging verstuurt. Moet de muziek om elf uur zachter, begin dan vroeg genoeg om daarvoor op de kostuums te stemmen.

Maak het thema makkelijk om aan mee te doen

Goede thema's voor een halloweenfeest bieden gasten een eenvoudige versie die ze met hun eigen kleding kunnen samenstellen. Je vriendin die een weekend aan vleugels heeft geknutseld, kan die dragen naast iemand die op weg van het werk pas aan het feest dacht en snel hoorntjes kocht.

Probeer voor een gemengd gezelschap een van deze ideeën:

• In gala, maar dood. Trek aan wat in jouw kast voor feestelijk doorgaat en voeg bleke make-up en een nepwond toe.
• Zondaars en heiligen. Een aureool of een paar hoorntjes is genoeg om mee te doen.
• Klassieke monsters. Vampiers, weerwolven, mummies of het wezen uit een willekeurige lagune. Niemand hoeft de juiste serie gezien te hebben.
• Eén kleurregel. Alles zwart met één rood kledingstuk of accessoire. Een geleende sjaal telt ook.

Is je hele groep dol op een bepaalde film, gebruik die dan. Zet anders twee kostuumvoorbeelden in de uitnodiging, een snelle en een ambitieuze, en vermeld dat zonder kostuum komen ook prima is.

Zet bij de deur een doos met reservemaskers en een diadeem met duivelshoorntjes. Wie rechtstreeks van het werk komt, kan iets lenen zonder eerst langs de winkels te moeten.

Een feest in een appartement

Verplaats de salontafel voordat je gaat versieren. Zet hem in de slaapkamer als hij daar past, samen met breekbare spullen. Houd genoeg zitplaatsen voor gasten die ze nodig hebben of graag willen zitten. Een feest waar je vooral staat, hoeft niet te betekenen dat niemand kan zitten.

Probeer de lampen uit voordat je versiering koopt. Gekleurde lampen en een lichtsnoer zijn handige halloweenversiering voor een klein appartement, omdat ze de vloer vrijlaten. Gebruik kaarsen op batterijen in glazen potten en zorg voor genoeg licht om te zien waar je loopt. Veiligheidsregio Noord-Holland Noord raadt ledkaarsen op batterijen aan als veiligste keuze.

Laat de rookmachine achterwege in een klein appartement. Kunstmatige rook kan rookmelders laten afgaan, waarschuwt fabrikant ADJ. Vraag bij een gehuurde locatie vooraf aan de beheerder of een rookmachine is toegestaan. Dek een melder nooit af en schakel hem nooit uit voor een effect.

Licht de buren een paar dagen van tevoren in. Een kort gesprek met een eindtijd en je telefoonnummer is beter dan dat ze het feest ontdekken door onbekenden met maskers op de trap. Houd je daarna aan de beloofde tijd.

Maak het toilet klaar. Een gast zou niet alle kastjes hoeven te openen om de reserverol toiletpapier te vinden. Leg die in het zicht met een schone handdoek en berg medicijnen en persoonlijke spullen buiten bereik op.

Het bed wordt waarschijnlijk de plek voor een stapel jassen. Staat de salontafel ook in die kamer, controleer dan of iemand zijn jas kan pakken zonder eroverheen te klimmen.

Een feest in een huis

Met een tweede zitkamer kunnen mensen praten zonder boven de luidspreker uit te schreeuwen. Houd die ruimte rustiger en zet er stoelen neer, terwijl ergens anders wordt gedanst. Sluit kamers die je niet gebruikt af; gasten zouden geen rondleiding nodig moeten hebben om het toilet te vinden.

Een pompoen naast de deur en een vreemde schim in het raam geven de entree sfeer zonder veel boodschappen. Besteed daar aandacht aan de kleine details, waar elke gast even tijd heeft om ze te zien, in plaats van ze door het hele huis te verspreiden. Houd de deuropening zelf vrij, zeker als mensen met maskers op binnenkomen.

De tuin biedt extra ruimte als het weer meewerkt, maar een oktoberbui jaagt iedereen weer naar binnen. Alle genodigden moeten dus ook binnen passen. Paden en trappen die gasten buiten gebruiken, hebben verlichting nodig.

Als er in je straat kinderen langs de deuren gaan voor snoep, vraagt de deurbel ook om aandacht. Laat iemand anders een tijdje de deur doen, zodat je zelf ook met je gasten kunt praten.

Een café, club of zaal huren

Neem zodra je een datum en een geschat aantal gasten hebt contact op met de ruimtes die je interessant vindt. Vraag wat er die avond nog meer gebeurt. Het eigen halloweenfeest van de locatie kan versiering opleveren die je mag gebruiken, maar ook een dj aan de andere kant van een dunne muur.

Neem deze vragen mee naar het gesprek over de reservering:

• Wat is het minimale bestedingsbedrag en wat telt daarvoor mee? Vraag ook de prijzen van eten en drinken op, zodat je kunt inschatten of je groep dat bedrag waarschijnlijk haalt.
• Vanaf hoe laat mag ik naar binnen om op te bouwen? Twintig minuten is genoeg voor tafelkaartjes en wat rekwisieten, maar niet voor een uitgebreide fotoachtergrond.
• Welke versiering en effecten staan jullie toe? Vraag toestemming voor bevestigingsmateriaal, kaarsen of rook voordat je iets koopt.
• Wat zijn de regels voor muziek? Vraag naar geluidsbegrenzers en de eindtijd en geef de antwoorden door aan je dj.
• Wie maakt schoon en wanneer kan ik mijn borg kwijtraken? Laat de voorwaarden, inclusief eventuele extra kosten, op papier zetten.
• Hoeveel mensen werken er achter de bar en tot hoe laat kun je bestellen?

Je hoeft niet elke meter van een gehuurde zaal te versieren. De ingang en een fotohoek geven je twee plekken om je moeite in te steken. Het personeel kan aangeven welke lampen je mag dimmen terwijl looppaden en uitgangen zichtbaar blijven. Laat een lamp bij de fotohoek staan, zodat de kostuums goed op de foto's komen.

Rekwisieten die hun plek verdienen

Probeer voordat je geld uitgeeft in de feestwinkel de ruimte met gedimd licht en muziek. Misschien ontdek je dat er vooral een betere luidspreker ontbreekt, of dat je die kunt lenen en verder nauwelijks iets hoeft uit te geven.

Kies als rekwisieten voor je halloweenfeest een paar dingen die bij de ruimte passen:

• Trek een kleine hoeveelheid nepspinnenweb dun uit over een lege hoek, weg van lampen en verwarming. In klonten lijkt het op watten.
• Vervang een ingelijste afbeelding door een goedkope afdruk van een portret en geef het onheilspellende ogen.
• Speel op een beschikbaar scherm een horrorscène zonder geluid af en laat je feestplaylist voor de muziek zorgen.
• Maak een bebloede handafdruk op een verwijderbaar kaartje aan de binnenkant van de toiletdeur. Test nepbloed op wegwerpmateriaal voordat je het in de buurt van schilderwerk of stof brengt.

Koop spullen die je plat kunt opbergen als je vaker een feest wilt geven. Een levensgroot skelet is een huisgenoot voor de lange termijn.

Spellen die bij de grootte van het feest passen

Denk bij halloweenspellen voor volwassenen aan de mensen die midden in een gesprek zitten als jij de regels gaat uitleggen. Een kleine groep kan samen één spel spelen. Een volle kamer heeft activiteiten nodig waar mensen bij kunnen aansluiten en weer bij weg kunnen lopen.

Bij ongeveer twaalf gasten of minder kun je geheime opdrachten gebruiken die tijdens de avond doorlopen. Geef iedereen bij aankomst een kaartje: laat iemand het woord 'weerwolf' zeggen, haal een gast over om een kostuumaccessoire uit te lenen of verwerk een vreselijke vampierwoordgrap in een gesprek. Onthul de opdrachten later en laat iedereen vertellen wie erin is getrapt.

Houd voor een groep van ongeveer twintig mensen de rondes kort, zodat gasten kunnen aanhaken en weer afhaken. Zet een dienblad met griezelige voorwerpen op tafel, geef spelers dertig seconden om te kijken, dek het af en laat ze opschrijven wat ze zich herinneren. Of houd een wedstrijd van negentig seconden om een mummie in toiletpapier te wikkelen, waarbij de gezichten vrij blijven. Niemand die net in gesprek is, zou zich gedwongen moeten voelen om mee te doen.

Op een groter feest is een kostuumverkiezing op een vast tijdstip misschien al genoeg georganiseerd vermaak. Voeg kleine spellen in een zijkamer toe als je gasten daarvan houden; je hoeft niet iedereen voor elke ronde bijeen te roepen.

Een kostuumverkiezing is leuker als de dure outfit concurrentie krijgt. Geef vindingrijkheid een eigen categorie, of probeer 'waarschijnlijk nog in de auto in elkaar gezet'. Vermeld het tijdstip van de stemming in de uitnodiging en stem voordat de eerste mensen naar huis gaan.

Eten en drinken zonder de hele dag te koken

Serveer eten dat je met één hand kunt eten. Pizza in kleine vierkantjes, wraps en belegde broodjes zijn staand makkelijker dan gerechten waarvoor je mes en vork nodig hebt. Vraag vooraf naar dieetwensen en zet bij het eten wat het is.

Eén drankje dat je vooraf in een kan kunt mengen, voorkomt dat je de hele avond losse cocktails staat te maken. De alcoholvrije optie verdient evenveel aandacht, en gewoon drinkwater moet makkelijk te vinden zijn. Zet ijs op de boodschappenlijst, maar pas nadat je er plek voor hebt gemaakt in de vriezer.

Zet een afvalbak bij het eten en een bij de drankjes. Dan ben je minder van de avond kwijt aan het verzamelen van bekers die op boekenplanken zijn achtergelaten.

En dan zijn er nog de foto's

Om er duidelijk over te zijn: Partoska verzamelt foto's van evenementen en dit is ons blog. Daarom denken we ook na over waar de kostuumfoto's terechtkomen nadat iedereen weg is. Je kunt de hele zaterdag aan een outfit werken, voor iemand anders' telefoon poseren en op zondag beseffen dat je de foto nooit hebt gekregen.

Een gedeeld album in Google Foto's of Apple Foto's doet misschien al wat je nodig hebt. Als je groep er tevreden mee is, blijf het dan gebruiken. Google Foto's ondersteunt gedeelde links en QR-codes voor albums, dus gasten hoeven niet in je groepschat te zitten om het album te vinden.

Wat je ook gebruikt, zet de link zowel in de ruimte als in de chat. Introducés en vrienden van vrienden moeten hem ook kunnen zien. Probeer vooraf vanaf de telefoon van een gast een foto toe te voegen, zodat je weet welke stappen die moet doorlopen.

Bij Partoska log je in om een evenement aan te maken en de QR-code ervan af te drukken. Gasten scannen de code en openen de galerie in de browser van hun telefoon met iOS of Android. Bij een openbaar evenement kunnen ze uploaden zonder account of app. Stel de uploadperiode in voor het feest en de volgende dag, zodat mensen ook thuis nog foto's kunnen toevoegen.

Zet een kaartje naast de drankjes, op een droge plek met genoeg licht om te scannen. Druk 'HALLOWEENFOTO'S' boven de code af en 'SCAN OM TE UPLOADEN' eronder. Onze gids voor afdrukbare QR-codekaartjes behandelt het formaat en de plaatsing.

Zet moderatie aan als je de late uploads wilt bekijken voordat andere gasten ze zien. Mensen die foto's uploaden, kunnen hun eigen beelden tijdens het wachten op goedkeuring blijven bekijken. Bij een openbaar evenement kan iedereen met de link de goedgekeurde foto's zien. Kies een privé-evenement als je wilt dat gasten eerst inloggen en toegang aanvragen.

Je kunt ook een wedstrijd voor de beste foto van het feest organiseren. Kondig die aan voordat iedereen vertrekt en geef gasten tot de volgende avond de tijd om te uploaden en te stemmen. Ze loggen in en tikken op het sterretje bij foto's die ze leuk vinden; die favorieten gelden als stemmen. Sorteer de galerie op het afgesproken tijdstip op het aantal favorieten en geef een kleine prijs aan de foto bovenaan. De winnaar kan een schitterende kostuumfoto zijn, of een vampier die staat af te wassen. Hetzelfde idee werkt voor verjaardagsfoto's.

Probeer het vóór het feest

Het gratis Starter-evenement bevat 25 MB voor 7 dagen, genoeg om het proces met een paar foto's uit te proberen. Bekijk de prijzen voor de opslagruimte en looptijd die je voor Halloween nodig hebt, en controleer de vervaldatum van het evenement voordat je de kaartjes afdrukt.

Download na het feest de originele foto's of koppel Google Drive of OneDrive en exporteer ze daarheen. Bewaar wat je wilt houden voordat het evenement verloopt en de foto's niet meer beschikbaar zijn.

Probeer vóór Halloween een gratis testevenement

Veelgestelde vragen

Hoeveel mensen passen er in een appartement voor een halloweenfeest? Begin bij de ruimte die overblijft na de meubels, plekken om eten te serveren en vrije routes naar de uitgang. Het aantal slaapkamers vertelt je niet hoeveel gasten er comfortabel kunnen staan. Zorg voor stoelen voor wie ze nodig heeft en kort de gastenlijst in als je je voor een toiletbezoek door een dichte menigte moet wringen.

Wat is een goed halloweenthema als gasten weinig willen uitgeven? Zwarte kleding met één rood onderdeel kun je makkelijk samenstellen of lenen. Een thema met klassieke monsters biedt ook veel mogelijkheden. Zet een snel kostuumvoorbeeld in de uitnodiging, zodat niemand denkt een complete outfit te moeten kopen.

Kunnen rookmachines rookmelders laten afgaan? Ja. Gebruik geen kunstmatige rook in een klein appartement en vraag de beheerder van een gehuurde locatie om toestemming voordat je een machine meeneemt. Ga er niet van uit dat een kort wolkje of een open raam een alarm voorkomt. Dek een melder nooit af en schakel hem nooit uit.

Wat moet ik een locatie vragen voordat ik een halloweenfeest boek? Begin bij de totale kosten en wat er bij de reservering inbegrepen is. Bevestig vervolgens de opbouwtijd, toegestane versiering, muziekregels, schoonmaak en eindtijd. Vraag de voorwaarden voor de borg schriftelijk op voordat je betaalt.

Wat doe ik met gasten die zonder kostuum komen? Bied een reservemasker of diadeem aan en laat de keuze aan hen. Zet in de uitnodiging dat kostuums welkom zijn, maar niet verplicht, en maak verkleden geen voorwaarde om aan spellen mee te doen.

Hoe krijg ik achteraf de foto's van iedereen? Kies vóór het feest een gedeeld album en zet de link of QR-code op een plek waar gasten die zien. Bij een openbaar Partoska-evenement kunnen gasten tijdens de uploadperiode zonder account via de browser uploaden. Stuur de volgende dag één herinnering, terwijl de kostuums nog op de stoel liggen.