Denken Sie schon einige Tage vor dem Event an die Fotos vom Feuerwehrball, während Sie noch Tombolapreise sammeln und das Programm mit der Band abstimmen. So bleibt Zeit, die Galerie einzurichten und eine gedruckte QR-Karte zu testen, bevor Sie die Exemplare für die Tische drucken.
Bringen Sie die gedruckten Karten zum Saalaufbau mit und legen Sie auf jeden Tisch eine. Gäste können sie zwischen zwei Tänzen scannen und Fotos beisteuern. Anschließend kann das Organisationsteam Bilder für die Feuerwehrwebsite auswählen, ohne eine Woche lang nachfragen zu müssen, wer sie aufgenommen hat.
Partoska bietet Ihnen eine gemeinsame Galerie mit fertig gestalteten Karten zum Ausdrucken. Sie können Gästeaufnahmen vor der Freigabe prüfen und die Band einen Wettbewerb um das beste Foto ankündigen lassen.
Richten Sie die Galerie während der Ballplanung ein
Melden Sie sich bei Partoska an und erstellen Sie ein Event mit einem Namen, den Ihre Gäste wiedererkennen. Ergänzen Sie das Jahr, damit Sie diesen Ball vom nächsten unterscheiden können.
Damit Gäste ohne eigenes Konto Fotos hochladen können, wählen Sie ein öffentliches Event. Wer den Einladungslink oder QR-Code hat, kann dann die Galerie öffnen und im Handy-Browser Fotos hinzufügen. Eine App ist nicht nötig, und Gäste mit iOS und Android können denselben Code nutzen.
Wählen Sie bei der Moderation „Freigabe erforderlich“, bevor Sie den Link weitergeben. Öffentlicher Zugang und Fotofreigabe sind getrennte Einstellungen: Gäste können unkompliziert teilnehmen, während Sie weiterhin prüfen, was in der Galerie erscheint.
Bitten Sie eine weitere helfende Person, den QR-Code zu scannen und ein Foto vom eigenen Handy hochzuladen. Geben Sie es mit Ihrem Organisatorkonto frei. Führen Sie diesen Test durch, während Gäste Fotos hochladen dürfen. Wenn Sie nur Ihr eigenes Konto verwenden, sehen Sie nicht, welche Schritte ein Gast durchlaufen muss.
Wenn Sie einen Fotografen beauftragt haben, halten Sie an den vereinbarten Plänen fest. Gästeaufnahmen ergänzen die professionelle Arbeit um Eindrücke von den einzelnen Tischen und Gesprächen auf dem Flur.
Die Karten zum Ausdrucken sind bereits gestaltet
Sie müssen kein Plakat von Grund auf entwerfen. Partoska bietet das Kartendesign Samt speziell für Bälle und Galas, mit bordeauxroter Gestaltung und Tanzmotiven. Es enthält den Namen Ihres Events, den QR-Code und eine kurze Aufforderung an die Gäste, ihre Fotos hinzuzufügen.
Öffnen Sie „QR-Karten drucken“, wählen Sie Samt und laden Sie das PDF herunter. Zwei Formate sind besonders praktisch:
- Ein einzelnes Schild im Format A4 oder US Letter für den Eingang oder den Tombolatisch.
- Ein Bogen mit zehn Karten im Visitenkartenformat, die Sie ausschneiden und in Tischaufsteller stecken können.
Drucken Sie zunächst einen Probebogen und scannen Sie eine Karte, bevor Sie die gesamte Auflage drucken. Planen Sie Zeit zum Ausschneiden der kleinen Karten ein und packen Sie sie zur Tischdekoration. Wenn Sie vorher in den Saal kommen, testen Sie eine Karte auch bei der dortigen Beleuchtung.
Stellen Sie die kleine Karte beim Aufbau so auf, dass Gäste sie erreichen, ohne über das Essen greifen zu müssen. Ein größeres Schild neben den Tombolapreisen fällt auch beim Warten auf.
Unser Leitfaden für druckbare QR-Karten enthält weitere Ideen zur Platzierung, wenn sich der Abend über mehrere Räume verteilt.
Auch in ChatGPT können Sie alles vorbereiten
Wenn Sie ChatGPT bereits für die Abendplanung nutzen, verbinden Sie das Partoska-Plugin und melden Sie sich bei Ihrem Partoska-Konto an. Sie können es bitten, das Event anzulegen und die Karten vorzubereiten. Zum Beispiel:
Erstelle ein Partoska-Event namens „Feuerwehrball 2026“. Mache es öffentlich und verlange eine Freigabe für Fotos. Zeige mir die QR-Karte Samt und erstelle anschließend ein PDF mit zehn Karten auf einem A4-Bogen.
Prüfen Sie vor dem Drucken den Upload-Zeitraum und das Ablaufdatum des Events. Wenn Sie US Letter bevorzugen, bitten Sie stattdessen um dieses Papierformat. Unser Leitfaden zur Einrichtung von ChatGPT erklärt, wie Sie Partoska verbinden.
Gäste verwenden weiterhin den QR-Code und ihren Browser. Sie brauchen kein ChatGPT, und Sie können dasselbe Event jederzeit wieder in der Partoska-Web-App öffnen.
Lassen Sie die Band einen Fotowettbewerb ankündigen
Informieren Sie die Band vor ihrem ersten Auftritt über die Galerie und geben Sie ihr eine kurze Ansage. Sobald getanzt wird, hat der Sänger schon genug Musikwünsche zu berücksichtigen.
Für einen Wettbewerb könnten Sie diesen Text überreichen:
Haben Sie heute Abend ein tolles Foto gemacht? Scannen Sie die Karte auf Ihrem Tisch und fügen Sie es unserem Album hinzu. Laden Sie Ihre Fotos bis 23 Uhr hoch. Vor der letzten Runde wählt das Organisationsteam den Moment des Abends. Wer gewinnt, bekommt zwei Eintrittskarten für den Ball im nächsten Jahr.
Wählen Sie einen Preis, den Sie bereitstellen können, und eine Frist, die ins Programm passt. Das Organisationsteam kann die freigegebenen Beiträge auf einem Handy vergleichen. Wenn das Siegerfoto feststeht, bitten Sie die Person, die es aufgenommen hat, zur Preisübergabe nach vorne.
Für einen Publikumspreis können Sie die Sterne nutzen, mit denen Fotos als Favoriten markiert werden. Gäste müssen sich anmelden, um einen Stern zu vergeben, auch wenn sie beim öffentlichen Event ohne Konto hochladen können. Sortieren Sie die Galerie zum angekündigten Wertungszeitpunkt nach „Favoriten (meiste zuerst)“ und halten Sie das Ergebnis selbst fest. Bei Gleichstand entscheidet das Organisationsteam per Abstimmung.
Geben Sie freundliche Beispiele: ein gelungener Moment auf der Tanzfläche oder die Freude über einen Tombolagewinn. Ein Wettbewerb um das peinlichste Bild würde die Gäste in eine andere Richtung lenken.
Jemand muss die Fotos freigeben
Bei eingeschalteter Moderation warten Gästeaufnahmen auf Ihre Freigabe oder die eines Moderators, bevor andere Gäste sie sehen. Die hochladende Person sieht ihre eigenen Fotos währenddessen bereits.
Vereinbaren Sie, wer in den Pausen die wartenden Bilder prüft. Wenn Sie zugleich Tombolalose verkaufen und das Catering koordinieren, geben Sie einer zweiten helfenden Person Moderationsrechte.
Geben Sie das Foto des lachenden Tanzpaares ruhig frei, auch wenn die Fliege verrutscht ist. Lassen Sie die Nahaufnahme einer Person, die viel zu viel getrunken hat, weg. Mit aktivierter Freigabe können Sie diese Entscheidung treffen, bevor andere Gäste das Bild sehen.
Sagen Sie den Gästen, dass Fotos erst freigegeben werden müssen, damit eine kurze Wartezeit nicht wie ein fehlgeschlagener Upload wirkt. Planen Sie beim Wettbewerb zwischen Einsendeschluss und Wertung Zeit ein, um die letzten Beiträge zu prüfen.
Übergeben Sie eine Fotoauswahl an die Webredaktion
Prüfen Sie nach dem Ball die übrigen Uploads und wählen Sie Fotos aus, die Sie jemandem zeigen würden, der nicht dabei sein konnte. Denken Sie neben der Tanzfläche auch an die Helfer beim Aufbau und an die Band. Solche Bilder eignen sich, um Unterstützern zu danken oder den Ball im nächsten Jahr anzukündigen.
Partoska exportiert freigegebene Fotos in Originalqualität. Nach der Anmeldung können Sie ein ZIP herunterladen oder die Fotos nach Google Drive oder OneDrive exportieren. Verbinden Sie für die beiden Cloud-Optionen zunächst das jeweilige Zielkonto. Sie können die gesamte freigegebene Sammlung exportieren oder nur die Fotos, die Sie als Favoriten markiert haben.
Bewahren Sie für die Feuerwehr ein Archiv der gesamten freigegebenen Sammlung auf und stellen Sie eine kleinere Auswahl für die Person zusammen, die die Website pflegt. Ein Ordner namens „Feuerwehrball 2026 - Auswahl für die Website“ mit einem kurzen Bericht über den Abend erleichtert die Übergabe. Wenn die Gemeinde lokale Nachrichten veröffentlicht, schicken Sie die Auswahl auch an deren Redaktion.
Die Webredaktion lädt die ausgewählten Dateien auf die Website hoch. Klären Sie vor der Übergabe, welche Fotos öffentlich verwendet werden sollen. Die Freigabe für die Gästegalerie bedeutet nicht automatisch, dass Sie das Bild auf der Startseite der Gemeinde sehen möchten.
Exportieren Sie die Fotos, bevor das Partoska-Event abläuft, und bewahren Sie die langfristige Kopie auf einem Speicher auf, den die Organisation verwaltet. Das Organisationsteam des nächsten Jahres sollte sie wiederfinden können.
Probieren Sie es zunächst mit wenigen Fotos aus
Das kostenlose Paket Einstieg bietet 25 MB für sieben Tage. Das reicht, um Upload und Freigabe mit wenigen Fotos auszuprobieren. Wählen Sie für den Ball selbst ein Paket mit genügend Speicherplatz und einer Laufzeit, die Vorbereitung und spätere Uploads abdeckt. Die aktuellen Optionen finden Sie auf der Preisseite.
Bringen Sie zur nächsten Besprechung des Organisationsteams eine Testkarte mit. Wer sie scannt, kann Ihr erster Gast sein.
Häufige Fragen
Brauchen Gäste ein Partoska-Konto?
Bei einem öffentlichen Event können sie über den Einladungslink ohne Konto Fotos hochladen und ansehen. Für Sterne und den Export als ZIP oder in die Cloud müssen sie sich anmelden. Bei einem privaten Event müssen Gäste sich anmelden und den Zugang beantragen, den Sie vor der Teilnahme freigeben.
Kann ich die Karten mit einem gewöhnlichen Drucker ausdrucken?
Ja. Laden Sie das Karten-PDF herunter und drucken Sie es im gewählten Papierformat. Behalten Sie die vorgesehene Größe bei, damit die kleinen Karten lesbar bleiben, und scannen Sie ein gedrucktes Exemplar, bevor Sie die übrigen drucken.
Können wir verhindern, dass Fotos betrunkener Gäste im Album erscheinen?
Aktivieren Sie „Freigabe erforderlich“, bevor Gäste Fotos hochladen. Dann entscheiden Sie oder ein Moderator, was die anderen Gäste sehen. Jemand muss die eingereichten Bilder weiterhin prüfen.
Müssen wir beim Fotowettbewerb abstimmen lassen?
Nein. Wenn sich die Gäste nicht anmelden möchten, ist es einfacher, das Organisationsteam aus den freigegebenen Fotos einen Gewinner wählen zu lassen. Nennen Sie das Auswahlverfahren und den Preis, wenn die Band den Wettbewerb ankündigt.
Können wir nur die Fotos speichern, die wir für unsere Website möchten?
Ja. Markieren Sie Ihre Auswahl als Favoriten und nutzen Sie dann den Favoritenexport als ZIP, nach Google Drive oder OneDrive. Diese Exporte enthalten freigegebene Fotos. Die Webredaktion kann die Auswahl anschließend veröffentlichen.
Können Gäste am nächsten Tag noch Fotos hochladen?
Ja, sofern der Upload-Zeitraum für Gäste noch offen ist, Speicherplatz verfügbar ist und das Event noch nicht abgelaufen ist. Teilen Sie den Einladungslink nach dem Ball erneut, damit Gäste zu Hause weitere Fotos hinzufügen können.