Cómo preparar el intercambio de fotos de boda antes del gran día

Tres semanas antes de la boda, alguien escribe en el grupo: «deberíamos hacer una de esas cosas con código QR para tener las fotos de todo el mundo». Tres pulgares hacia arriba y luego diecinueve días de silencio. A las 23:40 del jueves anterior a la ceremonia, la madrina está buscando en Google cómo compartir las fotos de boda desde la cama, con el plano de mesas a medio terminar abierto en el portátil.

Aun así suele salir bien. Pero aprenderlo la noche anterior también es la forma de acabar con un código QR para fotos de boda pegado en la puerta equivocada y cuarenta fotos en vez de cuatrocientas.

Esto no tiene ninguna dificultad. Nadie necesita entender de servidores, instalar nada ni ser el informático de la familia. Configurarlo en sí lleva unos cinco minutos. Las dos horas restantes, repartidas en dos noches, se van en todo lo demás: acordar los detalles con los novios, un ensayo que después se tira y la impresión de las tarjetas.

La preparación es aburrida y de eso se trata

La madre de alguien escanea el código, se encuentra con una pantalla que no esperaba, decide que ha roto algo y devuelve el móvil al bolso sin decir nada. O la ventana de subida se abrió a medianoche porque es lo que hizo por su cuenta el selector de fechas, así que de la ceremonia no se recogió nada.

Haz el ensayo en un evento gratuito. Rómpelo ahí, no delante de ciento veinte invitados.

Conviene decirlo antes que nada: nada de esto sustituye al fotógrafo. Uno bueno capta muchísimo más que la ceremonia y los retratos posados, y volverá con tomas que nadie con un móvil va a igualar. Lo que no puede hacer es estar en dos salas a la vez. Mientras se hacen las fotos de familia en el jardín, algo está pasando en la barra, y ese es el hueco estrecho que llenan las fotos de los invitados: no el resto de la boda, solo los rincones que nadie cubría en ese momento concreto. Defendimos ese argumento a fondo en ¿funcionan los códigos QR para las fotos de boda?, así que este texto da por hecho que ya has dicho que sí y solo quieres dejarlo montado sin dramas.

Paso 1: monta primero una boda de mentira

Abre Partoska e inicia sesión con tu correo. No hay contraseña que inventar; te envían un código corto y lo escribes. Dos minutos como mucho.

Después crea un evento. El formulario es más corto de lo que esperas: un nombre y una casilla para decir que has leído las condiciones. Las fechas se configuran después, en la administración del evento. Ponle un nombre claramente desechable, como «Prueba de fotos - no usar», para que nadie lo confunda luego con el de verdad.

Elige el paquete gratuito Inicial. Da 25 MB de espacio y mantiene el evento vivo 7 días, lo que equivale a unas diez fotos de móvil y una semana para trastear. Seguramente no baste para una boda real, y es exactamente lo adecuado para un ensayo. Nada que pagar, nada que cancelar, y desaparece solo.

Ya tienes un evento activo con un código QR, un enlace de invitación y un código numérico corto que hacen lo mismo.

Paso 2: ahora intenta romperlo

Esta es la parte que todo el mundo se salta, y es la razón entera de tener el evento gratuito.

Abre el evento en el portátil, deja el código QR en pantalla y escanéalo con tu propio móvil como si fueras un invitado. Sube una foto. Después dale el móvil a alguien que no se lleve bien con la tecnología, idealmente alguien de más de sesenta con un móvil que no eligió, y pídele que lo haga sin ayuda. Fíjate en dónde duda. Todo el proceso lleva cuatro minutos.

Pruébalo en un iPhone y en un Android. Pruébalo con la cámara del móvil en lugar de con un lector de QR. Envía el enlace a un amigo por mensaje y comprueba que se abre donde debe. Si el sitio tiene fama de mala cobertura, entra en la sala de verdad y mira si la página llega a cargar, porque una tarjeta preciosa en un sótano de piedra sin cobertura es una decoración, no una vía para subir fotos.

Si la subida de fotos de invitados a la boda le funciona a tu pariente menos técnico, le funcionará a las otras ciento diecinueve personas.

Enséñaselo a la pareja, no se lo preguntes

Si estás organizando esto en nombre de los novios, no les mandes un enlace a una página de precios y una pregunta. Ahora mismo están decidiendo entre dos tonos de la misma servilleta y no les queda capacidad para una decisión nueva.

Mándales el evento de ensayo en su lugar. Un mensaje: aquí está el código, escanéalo, sube una foto de tu comida. Escanean, funciona, su comida aparece en una galería y la conversación se acaba en medio minuto.

Ese evento de ensayo también es donde se resuelve pronto la pregunta incómoda: ¿les molesta que los invitados vean las fotos de los demás? A algunas parejas les encanta y a otras no les gusta nada, y es una conversación de cinco minutos en agosto en lugar de una discusión en el coche camino de la ceremonia.

Paso 3: crea el de verdad

No borres nada, deja simplemente que el evento de prueba caduque en paz. Crea un segundo evento con el nombre real, la fecha real y un paquete que encaje con una boda de verdad. Después repasa los ajustes en la sección de administración del evento, porque estos cuatro deciden casi todo sobre cómo va el día.

Inicio y fin de las subidas

Las dos fechas del evento son una ventana de subida, no la vida de la galería. Los invitados no pueden añadir nada antes de la hora de inicio, y después de la hora de fin la subida se cierra mientras todo lo ya recogido sigue visible y descargable.

Abre la ventana antes de lo que te parece razonable. La mañana de la boda produce algunas de las mejores fotografías del día: el caos de los preparativos, la abuela llorando ante un vestido, el padrino planchando mal una camisa a las 09:00. Empieza en el desayuno, no en la ceremonia.

Y ciérrala más tarde de lo que te parece razonable, también. Deja dos o tres días después de la boda, porque muchos invitados solo se acuerdan de su carrete el domingo por la tarde tumbados en el sofá arrepintiéndose de las últimas tres copas. Como organizador puedes subir cuando quieras; la ventana solo se aplica a los invitados.

¿Público o privado?

Este es el ajuste que más preocupa, así que aquí está exactamente lo que hace cada uno.

Público significa que cualquiera que tenga el código QR o el enlace entra directamente. Puede subir y ver fotos sin cuenta y sin pedirle permiso a nadie. El intercambio es sencillo: estás confiando en el código en sí, así que su sitio son las mesas y no Instagram.

Privado significa que cada persona que escanea tiene que iniciar sesión y luego solicitar acceso, y tú la apruebas de una en una en Gestión de invitados antes de que pueda subir, ver o descargar nada.

Una pregunta que nos hacen mucho, y la respuesta sorprende a algunos: la aprobación es una sola puerta, no tres. Cualquiera que pueda subir también puede recorrer la galería entera y descargar de ella, tanto en eventos públicos como privados. No existe un modo de buzón en el que los invitados dejen fotos en una caja cuyo interior no ven. Si eso importa en tu boda, decídelo ahora en lugar de dar por hecho que hay un interruptor para ello. La moderación te lleva buena parte del camino: con ella activada, nada llega al resto de invitados hasta que tú o un moderador lo aprobéis, así que decides foto a foto lo que muestra la galería. Lo que no hará es permitir que alguien contribuya sin poder ver lo que ya está aprobado.

Para una boda, elige público. Ya sé que suena a la opción imprudente, pero piensa en lo que significa privado el mismo día. Las solicitudes se acumulan en silencio mientras suena el primer baile, y la única forma de despacharlas es acordarse, en mitad de tu propia boda, de abrir la sección de administración y mirar. Mientras tanto, el invitado que está a ocho metros sostiene un móvil que dice que está esperando aprobación, y ciento veinte invitados significan ciento veinte de esas pequeñas decisiones, todas cayendo sobre la única persona que debería estar bailando. La tarjeta solo está en la sala, la sala está llena de gente que has invitado, y el peor caso de lo público es que el amigo de un amigo vea tus fotos de la pista de baile. El peor caso de lo privado es que no haya ninguna foto, porque once personas se rindieron en la pantalla de inicio de sesión.

Lo privado se gana su sitio en eventos donde la lista de invitados es el asunto: encuentros de empresa, cualquier cosa con contratos o menores en el encuadre, una boda a la que alguien concreto no debería tener acceso. Si es tu caso, úsalo y pon a una segunda persona a cargo de aprobar las solicitudes.

Un detalle útil: se puede cambiar. Si una galería de boda pública o privada resulta ser la decisión equivocada, pasar el evento a privado más adelante deja fuera a los invitados que entraron de forma anónima.

La moderación y el moderador que deberías nombrar

La moderación es un interruptor aparte, y funciona igual tanto si el evento es público como privado.

Déjala desactivada y las fotos aparecen en la galería en cuanto llegan. Actívala y cada subida queda oculta hasta que tú o un moderador la aprobéis, aunque los invitados siguen viendo las suyas, así que nadie piensa que la subida ha fallado.

La mayoría de las bodas van bien sin ella. Los invitados son gente que has elegido. Si quieres moderación, la mitad importante de la función es la segunda: puedes ascender a un invitado a moderador, y podrá aprobar o borrar subidas sin ti. Dáselo a un primo al que le guste el móvil y le disguste bailar. No se lo des a los novios, que estarán ocupados, y no te lo quedes tú, porque tú también lo estás. Un detalle que conviene prever: en la lista desde la que eliges moderador solo aparecen los invitados que han iniciado sesión. Quien se haya unido de forma anónima — en un evento público, la mayoría — no se puede ascender. Pídele a tu primo que inicie sesión al unirse.

Esa es la versión honesta de la moderación de fotos de boda: es una cola, y una cola necesita a alguien que la vigile. Si no la vigila nadie, tus invitados suben al vacío toda la noche y ven una galería vacía, que es la forma más rápida de que dejen de hacerlo.

Pon una cuota para que un tío no se coma el álbum

El evento tiene una bolsa de espacio compartida. Una cuota limita cuánto puede sacar de ella cada invitado.

Ponla y cada invitado tendrá esa cantidad y ni un poco más; déjala en nada y funciona por orden de llegada hasta que el espacio se acabe. Se aplica por invitado con sesión iniciada y también por dispositivo anónimo, así que nadie puede esquivarla no iniciando sesión, y a ti como organizador nunca se te aplica.

Esto existe por culpa de un tipo concreto de invitado. Dispara en ráfaga. No ha borrado una foto en su vida. Si se le permite, subirá sesenta encuadres casi idénticos del corte de la tarta y no dejará nada para la gente que hizo una foto realmente buena a medianoche. Una cuota de unos cientos de megabytes por invitado suele ser más que suficiente, y la pantalla de administración te dice a cuántas fotos equivale aproximadamente.

Paso 4: códigos QR que no parezcan un aparcamiento

Quieres el código visible en los sitios donde la gente ya tiene el móvil en la mano, e invisible en todos los demás. Nadie ha pasado dieciocho meses eligiendo el lugar para empapelarlo de cuadrados en blanco y negro.

Partoska genera tarjetas imprimibles para el evento con el código QR y el enlace ya puestos, y hay dos disposiciones. La de página única en A4 es un cartel. La disposición Profesional pone diez tarjetas pequeñas en una hoja con líneas de corte, y para una boda esa es la respuesta.

Dónde funcionan de verdad las tarjetas pequeñas:

• En el reverso de los marcasitios. Los invitados cogen su tarjeta con el nombre, le dan la vuelta y la petición está justo ahí en el momento exacto en que se sientan y sacan el móvil. El mejor truco de esta lista con diferencia.
• En el reverso del menú o del programa de la ceremonia.
• Una en un pequeño soporte por mesa, del mismo tipo que sostiene el número de mesa.
• En la barra, donde la gente espera y mira el móvil de todos modos.
• Cerca del libro de firmas, que es donde ya están los sentimentales.
• Pegada junto al espejo del baño. Los selfis de espejo se hacen en todas las bodas, los planifique alguien o no, así que una tarjeta en el cristal los convierte en un tema recurrente en vez de en un accidente. Algunas de las mejores fotos de la noche salen de ahí.

Un cartel A4 está bien en la entrada o junto a la mesa de regalos. Y ya está. Ni en el arco, ni en la iglesia, ni plastificado. Si un invitado ve el código cuatro veces a lo largo de la noche en sitios a los que ya estaba mirando, es de sobra; el quinto empieza a leerse como publicidad en la boda de alguien, que es una cosa rara que hacerles a tus amigos.

Dales a los padres de los novios una tarjeta a cada uno, impresa igual que las demás. Esa generación prefiere que le pongan una cosa en la mano a que le cuenten una cosa.

¿Tarjetas predefinidas o propias?

Los diseños de tarjeta incluidos cubren las direcciones obvias para una boda. Están Romántico, Oro, Plata, Jardín y Bosque, más un puñado más pensados para fiestas y partidos. Eliges un diseño y un tamaño de papel, activas o desactivas el fondo si tu impresora odia el color a sangre, y descargas un PDF. Diez minutos, listo, y sinceramente suficiente para la mayoría de las bodas.

Si la boda tiene una identidad visual de verdad, hazlo bien. Quien diseñó las invitaciones ya tiene las tipografías, los colores y el papel, y añadir una tarjeta pequeña a un pedido de imprenta que ya existe es la decisión buena más barata que hay disponible. Pídesela al mismo tiempo que los marcasitios.

Hay un camino intermedio, y es el friki. Si eres de esas personas que ya habla con un asistente de IA casi a diario, Partoska se puede manejar así, y un asistente puede diseñar tarjetas y soportes con código QR a medida a partir de los propios datos del evento. Ese flujo de trabajo está explicado en fotos de eventos desde el terminal y un agente de IA, y es totalmente opcional. Para imprimir y colocar las tarjetas con código QR para las mesas de la boda normales, hay una guía entera: tarjetas imprimibles con código QR para fotos de eventos.

No dependas solo de las tarjetas

El código QR, el enlace de invitación y el código numérico corto son la misma llave cortada de tres maneras. Abren el mismo evento con los mismos permisos, así que use el que use un invitado, acaba en el mismo sitio.

Eso importa porque una tarjeta impresa solo llega a la gente que está en la sala, mirando hacia abajo, en un momento en que no está en mitad de una conversación. Nunca llega a la tía que se fue a las nueve y media, al amigo que hizo la mejor foto de la noche y se marchó a casa antes de que nadie se fijara en las tarjetas, ni a las dos personas invitadas que no pudieron venir pero tienen fotos de la cena de ensayo.

Así que usa el canal que ya estás usando para esta boda. A estas alturas casi siempre hay un grupo, en WhatsApp o Messenger o Signal, y las invitaciones salieron por correo a quienes no usan ninguno de esos, y la generación de los padres leerá un SMS e ignorará todo lo demás. Envía el enlace por donde cada grupo lea de verdad.

Envíalo dos veces, y el segundo importa más. Una vez uno o dos días antes, para que la gente llegue sabiendo ya que existe. Y otra vez a la mañana siguiente, cuando todo el mundo está horizontal, con resaca y pasando un carrete con cuatrocientas fotos para las que no tiene ningún plan. De ese segundo mensaje sale buena parte de tu galería, y es también por eso que la ventana de subida debería seguir abierta.

Una salvedad, y viene directamente de haber elegido un evento público: el enlace es la llave. Un grupo con tu lista de invitados dentro está bien. Una historia pública de Instagram con el código QR visible en la esquina de una foto no lo está, porque cualquiera que pueda leer ese código entra. Mantenlo en los canales donde ya vive la lista de invitados.

El único botón que mata todas las tarjetas que has impreso

En la Zona de peligro del evento hay una opción para restablecer el enlace de invitación. Hace lo que dice: el enlace actual deja de funcionar y ocupa su lugar uno nuevo, de forma permanente.

El código QR de tus tarjetas codifica ese enlace. Restablécelo después de imprimir y cada tarjeta que has recortado y colocado en noventa platos se convierte en un callejón sin salida que no lleva a ninguna parte.

Así que: imprime cuando los ajustes sean definitivos, no antes. Hay una razón legítima para restablecerlo, que es un enlace que se ha escapado a algún sitio público, y si eso pasa antes del día lo restableces y reimprimes, lo cual es molesto pero se sobrevive. Pulsarlo dos días antes de la boda por curiosidad de ver qué hace el botón es otro tipo de tarde. Restablecerlo después, una vez que ya lo has recogido todo, es una forma limpia de cerrar la galería.

Las maneras en que esto se cae de verdad

La recopilación de fotos de invitados falla de unas pocas formas predecibles, ninguna de ellas técnica, todas baratas de prevenir en cuanto sabes que existen.

El sitio se come la cobertura. Subir necesita datos, y los edificios antiguos de piedra, los sótanos, los graneros y la mitad de los buenos lugares rurales de Europa son hostiles a la cobertura móvil. Compruébalo estando dentro de la sala de verdad, pon la contraseña del wifi en la misma mesa que las tarjetas y mantén la ventana de subida abierta unos días después para que la gente pueda terminar desde el sofá el domingo. La mayoría de los invitados escanea esa noche y sube más tarde de todos modos, así que la mala cobertura retrasa las fotos en vez de perderlas.

Nadie lo menciona nunca. Las tarjetas están en las mesas, preciosamente impresas y completamente invisibles para gente que está hablando con alguien a quien no ve desde hace seis años. Pídele a quien sostenga un micrófono esa noche que diga una frase al respecto, una vez antes de la cena y otra cuando empiece el baile. Quince segundos de anuncio convierten las tarjetas de decoración en instrucción.

La tarjeta está técnicamente presente y en la práctica es ilegible. Impresa demasiado pequeña, plastificada hasta un brillo que devuelve cada vela de la sala, boca abajo debajo de un plato de postre, o escondida detrás de un centro de mesa que la floristería entregó a las cuatro. Imprímela al tamaño que te da la plantilla, sáltate el plastificado y recorre la sala una vez después de vestir las mesas para comprobar que las tarjetas han sobrevivido al montaje.

Todo el mundo espera a que otro empiece. Una galería vacía es una forma sorprendentemente eficaz de frenar las subidas, porque nadie quiere ser el primer tonto. Arréglalo antes de que lleguen los invitados: sube tú mismo ocho o diez fotos durante la mañana, las de los preparativos y la sala vacía ya decorada. Los invitados escanean, encuentran algo ya puesto y se suman en vez de empezar.

Paso 5: saca las fotos antes de que caduquen

El evento tiene una fecha de caducidad que va aparte de la ventana de subida. Primero se cierran las subidas; la galería sigue en pie y se puede recorrer; después, en la fecha de caducidad, las fotos dejan de estar disponibles. Comprar una mejora añade días en cualquier momento, incluso cuando estás cerca del final y no estás listo.

Tómate esa fecha en serio, y no solo la nuestra. Todos los servicios de recopilación de fotos, este incluido, funcionan con un reloj en marcha, y la única versión de tu boda que nadie puede apagar es la copia que está en tu propio disco. Trata la galería como una furgoneta de reparto, no como un almacén.

No te van a dejar solo para acordarte de esto. Partoska te envía un recordatorio por correo cada día en la cuenta atrás hasta la fecha de caducidad, lo cual es deliberadamente un poco molesto, porque la alternativa es peor. Así que, en la semana siguiente a la boda, mientras aún tienes el impulso:

Abre el evento, ve a Exportar contenido y descárgatelo todo como un ZIP en máxima calidad. Si prefieres saltarte la descarga, mándalas directamente a Google Drive o OneDrive desde la misma pantalla. Desde ahí van a donde vivan las fotos de tu familia, ya sea un NAS en un armario, un disco duro en un cajón o una carpeta que tu pareja reorganizará en 2029.

Hazlo antes de que empiecen nuestros correos, no por ellos. Ponte tu propio recordatorio en el calendario para cuatro días después de la boda, mientras las fotos aún parecen urgentes, porque «más adelante» es donde van a morir las fotos de boda y es la forma más común de que la gente pierda una colección que tardó una noche entera en montar. Los novios también pueden marcar favoritas en la galería, y puedes exportar solo esas, lo que resulta ser un atajo cuando estás eligiendo fotos para las tarjetas de agradecimiento.

La gente trata la tarea de recopilar fotos de boda de los invitados como un problema de tecnología, y casi nunca lo es. Las fotos ya existen, están en ciento veinte móviles. Las únicas preguntas que importan son si alguien les dio un sitio evidente al que ir y si alguien las movió después a algún sitio permanente. El mismo lío que en deja de buscar fotos, con más en juego.

¿Cuánto cuesta esto?

El ensayo no cuesta nada. Inicial es gratuito, viene con 25 MB y 7 días, y no pide tarjeta.

Una boda de verdad necesita más que espacio para diez fotos, así que el evento real va en un paquete de pago, y las mejoras se pueden comprar en cualquier momento, incluso a mitad del evento si las subidas llegan más fuertes de lo esperado. Los números actuales están en la página de precios, y lo que funciona entre móviles y portátiles distintos está en la página de funciones.

Si lo que quieres es el argumento más amplio sobre si vale la pena hacer algo de esto en una boda, ese es otro texto: ¿funcionan los códigos QR para las fotos de boda?.

Haz el ensayo esta noche

Lleva veinte minutos y no cuesta nada. Crea el evento de prueba, escanea tu propio código, sube una foto de lo que tengas delante y después dale el móvil a alguien y míralo hacerlo. Si a esa persona le funciona, ya has terminado con la parte difícil, y todo lo demás de esta página es elegir fechas y recortar una hoja de papel.

Crea tu evento de prueba gratuito

Una última cosa. Si montas esto para una boda y algo del día te sorprende, para bien o para mal, cuéntanoslo en la página de contacto. Las bodas rompen el software de maneras creativas, y preferimos oírlo de ti a tener que adivinarlo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debería preparar el intercambio de fotos de boda?
Dos o tres semanas van cómodas. Haz primero un evento de prueba gratuito, que lo prueben los novios, y luego crea el evento real e imprime las tarjetas cuando los ajustes sean definitivos. La noche anterior funciona, pero pierdes el ensayo, que es la parte que caza los problemas.

¿Puedo probar una app de fotos de boda antes de la boda sin pagar?
Sí. El paquete gratuito Inicial da 25 MB durante 7 días, suficiente para unas diez fotos, que es de sobra para comprobar el proceso entero en varios móviles distintos. Crea un evento desechable aparte para eso en lugar de probar en el de verdad.

¿Mi galería de boda debería ser pública o privada?
Pública para la mayoría de las bodas. Cualquiera con la tarjeta puede subir y ver de inmediato sin cuenta y sin aprobaciones, que es lo que quieres cuando cien invitados escanean dentro de la misma hora. Elige privada si la lista de invitados necesita control de verdad, y pon a alguien que no sean los novios a cargo de aprobar cada solicitud.

¿Los invitados tienen que instalar una app o crear una cuenta?
No. Escanean el código, la página se abre en su navegador y suben. Hace falta una cuenta para crear un evento, que es por lo que tú tienes una, y para cualquier invitado que quiera descargar la galería como ZIP o enviarla a un almacenamiento en la nube. Subir y mirar no necesitan ninguna.

¿Dónde debería poner los códigos QR en una boda?
En el reverso de los marcasitios primero, después la barra, una tarjeta pequeña por mesa, cerca del libro de firmas y una junto al espejo del baño para los selfis que van a pasar igualmente. Un cartel A4 en la entrada es suficiente. Varias tarjetas pequeñas repartidas ganan a un único cartel grande, y cuatro avistamientos a lo largo de una noche son de sobra.

¿Qué pasa si restablezco el enlace de invitación después de imprimir?
Todos los códigos QR impresos dejan de funcionar, sin manera de deshacerlo. Restablece el enlace solo si se ha filtrado a algún sitio público, o después de la boda cuando quieras cerrar la galería. Imprime las tarjetas cuando los ajustes sean definitivos.

¿Cuándo tengo que descargar las fotos?
Antes de la fecha de caducidad del evento, que va aparte de la fecha en que se cierran las subidas. Descarga el ZIP en máxima calidad o exporta directamente a Google Drive o OneDrive dentro de la semana siguiente a la boda, y compra días extra si necesitas más tiempo.

¿Un álbum de fotos con código QR sustituye al fotógrafo de boda?
No, y no debería intentarlo. Un fotógrafo se ocupa de la ceremonia, de los retratos y de todo lo que exige que haya alguien competente en el sitio correcto en el segundo correcto. Las subidas de los invitados añaden lo que estaba pasando mientras el fotógrafo estaba en otra parte: las mesas, la zona de fumadores, el pasillo a las doce y media.

¿Y si el sitio tiene mala cobertura y los invitados no pueden subir?
Comprueba la cobertura dentro de la sala antes del día, deja la contraseña del wifi junto a las tarjetas y mantén la ventana de subida abierta dos o tres días después. La mayoría de los invitados escanea esa noche y sube desde casa de todos modos, así que una señal débil retrasa las fotos en vez de perderlas.

Si apruebo a un invitado, ¿puede ver y descargar también las fotos de todos los demás?
Sí. El acceso para subir y el acceso para ver son el mismo permiso, así que cualquiera que pueda añadir fotos también puede recorrer la galería y descargar de ella. Eso vale igual para eventos públicos y privados. La moderación cubre buena parte de la preocupación, porque nada llega al resto de invitados hasta que tú o un moderador lo aprobéis, así que mantienes el control de lo que la galería enseña de verdad. Lo que no hace es crear un modo de solo subida en el que los invitados contribuyan sin ver el resto (todavía).

¿Puedo enviar el enlace de subida por el grupo en lugar de usar el código QR?
Sí, y deberías hacer las dos cosas. El código QR, el enlace y el código del evento abren todos el mismo evento, así que usa las tarjetas en la sala y envía el enlace por el grupo de la boda, por correo o por SMS a quien no use apps de mensajería. Mándalo otra vez a la mañana siguiente, que es cuando la mayoría de la gente repasa su carrete. Mantenlo en canales donde ya esté tu lista de invitados en lugar de publicarlo abiertamente.