Un guide pour les organisateurs et les invités qui ne veulent pas manquer les souvenirs du gala.
Dimanche matin après le gala...
C'est dimanche. La musique de la veille résonne encore dans votre tête, le nœud papillon est posé sur la table de chevet et votre téléphone contient… trois photos. Deux sont floues et la troisième est un selfie pris à l'entrée.
Vous savez que Linda, du comité d'organisation, a pris des photos toute la nuit, que le président avait apporté son bel appareil et que quelqu'un a forcément immortalisé le moment où le timide trésorier s'est enfin lâché sur la piste de danse.
Mais où sont toutes ces photos du gala?
« Envoyez-la-moi par WhatsApp »
Tout le monde connaît cette phrase et tout le monde sait comment ça finit.
Lundi: « Oui, je vous les envoie ce soir ».
Mercredi: « Désolé, je n'ai pas eu le temps; demain je suis en sécurité ».
Un mois plus tard : « Je ne me souviens plus de ce que je vous ai envoyé… »
Six mois plus tard: « Attendez, les photos du gala? Je les ai effacées quand j'ai perdu de la place sur le téléphone ».
Pendant ce temps, les photos ont été réparties entre cinq groupes de WhatsApp, trois conversations de Messenger, un dossier Google Drive dont personne ne connaît le mot de passe et un courriel avec l'affaire « photos du gala » sans autre contexte.
Après l'avoir envoyée trois fois par chat, même la meilleure photo ressemble à une capture d'écran d'un vieux téléphone.
Quel est le vrai problème?
Le problème ne vient pas des gens. Il vient du fait qu'il n'existe aucun endroit unique et évident où toutes les photos aboutissent naturellement.
- Chaque personne prend des photos avec son propre téléphone.
- Chaque personne utilise une application différente pour les partager.
- Personne ne veut être « cette personne lourde » qui poursuit tout le monde.
- Et après le gala, l'organisateur a des préoccupations très différentes à collecter des photos.
Le résultat? Il y a des centaines de photos, mais personne n'a accès à toutes. Ils sont dispersés partout, comme les confettis sur la piste de danse.
Et si les photos montaient pendant le gala?
Imaginez la scène. Sur les tables proches de l'entrée se trouve un petit support avec un code QR. Rien de sophistiqué : une simple feuille dans un cadre. Les invités arrivent, prennent un verre et quelqu'un remarque : « Tiens, c'est pour les photos du gala. »
Ils le scannent. Une galerie s'ouvre. Et ils peuvent commencer à ajouter des photos instantanément.
Aucune application à télécharger. Aucune inscription. Il suffit de scanner le code et d'ajouter ses photos.
Et surtout, toutes les photos téléversées pendant la soirée sont accessibles aux autres invités, immédiatement et en qualité d'origine.
Linda, du comité, téléverse les siennes. Le président ajoute le lundi celles de sa carte SD. Le lendemain matin, vous ouvrez la galerie et retrouvez tout au même endroit. Les meilleures finiront peut-être même sur les réseaux sociaux de l'organisation.
Fini les « Envoyez-la-moi » et les « Où puis-je la trouver ? ». Tout est disponible immédiatement.
Comment fonctionne la pratique
Avant le gala (5 minutes de travail):
- L'organisateur crée un événement sur Partoska.
- Imprimez le code QR ou plusieurs copies.
- C'est bon.
Pendant le gala:
- Code QR à l'entrée, sur les tables et à côté du photomaton.
- Les invités le scannent et téléchargent des photos.
- La galerie est remplie en temps réel.
Après le gala:
- Toutes les photos en un seul endroit.
- Qualité complète, sans compression.
- Téléchargement simple pour tout le monde.
Où placer le code QR?
Plus vous obtenez d'endroits, plus vous obtenez de photos. C'est ce qui fonctionne le mieux:
Dans l'entrée: les gens le voient tout de suite et se souviennent de lui toute la nuit.
Sur les tables: tandis que quelqu'un écoute un discours, il peut profiter pour télécharger des photos.
A côté du photomaton: celui-ci est évident. Celui qui prend des photos avec des accessoires veut les partager.
Près de la scène ou du groupe: les gens y regardent déjà, donc vous verrez aussi le code QR.
Conseil pratique : imprimez une version plus petite sur les billets ou les invitations. Les invités l'auront ainsi également chez eux.
Et l'intimité?
Bonne question : après tout, nous sommes en Europe. Partoska vous laisse le contrôle :
- Vous pouvez garder l'événement ouvert et vérifier les photos avant de les rendre publiques.
- Vous pouvez restreindre la galerie uniquement aux invités.
- Vous pouvez modérer le contenu avant que les autres ne le voient.
Vous n'avez donc pas à craindre qu'une personne téléverse un contenu inapproprié : vous gardez le contrôle.
Un petit concours fait des merveilles
Tu veux encourager les invités à prendre de vraies photos?
« La meilleure photo de la nuit gagne une bouteille de champagne! »
Tout d'un coup, tout le monde fait et monte des photos, et la galerie se remplit toute seule.
Vous pouvez annoncer le gagnant lors du gala ou le lendemain en ligne. Les deux options fonctionnent.
Que faire ensuite avec les photos?
Après le gala, vous disposez d'une galerie pleine de photos. Que faire ensuite ?
Pour les organisateurs:
- Téléchargez toutes les photos à la fois en utilisant exportation vers ZIP.
- Choisissez les meilleurs pour les réseaux sociaux de l'organisation.
- Envoyez le lien à tous les invités pour qu'ils déchargent ceux qu'ils veulent.
- Garde-les dans le fichier pour les années suivantes.
Pour les invités:
- Explorez la galerie et téléchargez vos favoris.
- Partagez le lien avec ceux qui n'ont pas pu y assister.
- Vous pourrez enfin voir ces photos dont vous n'aviez fait qu'entendre parler.
Ton gala est samedi prochain?
Ne vous inquiétez pas. Créer un événement sur Partoska prend 2 minutes. Littéralement.
Saisissez le nom et la date, et vous aurez un code QR prêt à imprimer. Vous n'avez pas besoin de carte de crédit, seulement un e-mail. Il fonctionne très bien pour les galas, les collectes de fonds, les danses caritatives et tout événement officiel.
Au lieu de traquer les gens pour WhatsApp, il suffit d'ouvrir la galerie.
Toutes les photos du gala. En un seul endroit. Avec une qualité d'origine.
Créez un événement sur Partoska
Cet article fait partie d'une série sur la façon dont Partoska aide à organiser des événements sociaux. Vous trouverez d'autres conseils pour les célébrations familiales, les clubs sportifs et les événements d'entreprise ici même, sur notre blog.
Foire aux questions
Les invités doivent-ils télécharger une application?
Non. Partoska fonctionne complètement sur le web: il suffit de scanner le code QR pour l'ouvrir dans le navigateur.
Combien coûte-t-il?
Le plan de base est toujours gratuit. Pour les plus grands événements, il y a des paquets supplémentaires qui peuvent être achetés plusieurs fois. Vous trouverez plus d'informations sur notre page de prix.
Combien de temps les photos sont-elles disponibles?
La galerie reste active jusqu'à sa suppression ou jusqu'à l'expiration du paquet de base ou supplémentaire. Partoska n'est pas conçu pour stocker des photos en permanence, mais permet de les exporter très facilement. Vous trouverez plus d'informations sur notre page des fonctions.
Puis-je organiser les photos d'une manière ou d'une autre?
Vous et vos invités pouvez ajouter des photos aux favoris, puis filtrer la galerie selon cette sélection.
Vous avez d'autres questions? Contactez-nous ici ou suivez-nous sur les réseaux sociaux.